المحاضرة الأولى نظم دعم قرار

نظم دعم قرار .. الأستاذ خالد البناء
المادة مهمة جداً لتخصص نظم المعلومات حيث أن نظم المعلومات واسعة جداً .. فبالنسبة لنظم دعم القرار فقد بدأت تتوسع في الستينات بحكم ظهور الحاسوب وذلك بشكل منظم لكنه لم يكن معيارياً وقتها.
في الثمانينات أصبح أكثر صدى وقوة بالنسبة للحواسيب لهذا أصبحت النظم المحوسبة تأخذ أنماطاً مختلفة وتوزعت لعدة أنواع منها نظم دعم القرار.
في السبعينات أو الثمانينات كانت هناك مختلف الأنواع من نظم المعلومات الحاسوبية وبدأت تتغير خلال عدة سنوات بين عشر أو خمس أو حتى سنة أو حسب الاستراتيجيات .. الإدارية أحدها.
حينها لم يكن هناك مرتكز أساسي وإنما تقوت في الثمانينات حين توسع ظهور الكمبيوتر.
عندما تقسمت لعدة فروع ( المكتبية، المعالجات الإدارية، الخبيرة) توسعت ودخلت التكنولوجيا بشكل قوي فظهرت تبعاً لذلك نظم جديدة مثل دعم القرار والجغرافية والرعاية الطبية وأيضاً تنظيم أعمال المعرفة وإدارة المناطق واللاتي أصبحت من النظم الحديثة حيث أتت لتلبي احتياجات كبيرة جداً في نظم المعلومات.
في السبعينات كانت القرارات فردية وكان دعم القرار موجوداً ولكن غير منظم واستخدامه غير متكامل من حيث دعم الحاسوب والموارد البشرية وأنواع أخرى حسب احتياجات اتخاذ القرار.
نظم دعم القرار أتت لتساند صناع القرار لاتخاذ القرار الإداري بشكل صائب بحيث يلبي احتياجات المؤسسة ويغطي فجوة كبيرة في صناعة القرار وأيضاً الشخصيات التي لها مراكز وظيفية ضمن الإدارات العليا. فالمشكلة الكبيرة في هذه القرارات أن القرارات قد تكون مبرمجة أو شبه مبرمجة أو قد تكون قرارات غير مبرمجة.
• سبب التسمية وتخصصها كنظم معلومات هو وجود قرارات ترتبط بشروط أو توقعات غير معروفة أو غير واضحة <- شبه مبرمجة. وفي وجود تنبؤات غير مطروحة لأن لها بيئات مختلفة بحيث أن القرار له ارتباط ببيئة أخرى<-غير مبرمجة
• تعريف عام لنظم دعم القرار: هو الذي يزود الإدارة العليا والمتوسطة بكل المعلومات المطلوبة التي تساعد على حل المشاكل وقد تكون هذه المعلومات على شكل جداول أو رسوم بيانية أو نماذج أو محاكاة وكلها تخدم في حل المشكلة وطريقة الحل قد تكون غير مبرمجة أو شبه مبرمجة. هذه المعلومات لا بد أن تكون منظمة ولكن البيانات ليس من مهمتها أن تصل إلى القرار الذي سيدعم قرار المؤسسة ولكن لها واقع حقيقي سيدعم اتخاذ القرار للمزودين (صناع القرار) .. يمكنك مراجعة أنواع الإدارات الثلاثة.
• بيانات دعم القرار قد تكون إما من الوسائل الحديثة أو من الخبرة أو من الرقابة أو على درجة من الحداثة تكفي لدعم القرار المطلوب.
• الأشخاص المتعاملين معه لابد أن يكون لهم خبرات معينة وكلما تم استخدام الوسائل الحديثة كلما كان القرار سريع وفعال وجعل ذلك القرار يصب في القرارات الإستراتيجية لتحقيق أهداف الشركة والذي يتبعه أفعال حقيقية وتأتي مع طرح مشاكل وحلول حقيقية لتلك المشاكل.
• في اتخاذ القرار لابد من الأخذ بعين الاعتبار عدد من العوامل الداخلية (نقاط القوة ونقاط الضعف) والخارجية (المخاطر والفرص)
• عند تطويرك لنظام دعم قرار أو لأي نظام لا تبدأ من الصفر بل من حيث انتهى الآخرون وأضف بعض المميزات التي تفيدك، جزء منها أرشيفي ثم حسن نوعية البحث فيه.
التحليل مهم لاتخاذ القرار، ففي حال عدم وجود مشكلة في نظام تكنولوجيا المعلومات مثل ارتفاع سعر الطاقة أو المادة التي يتم التعامل معها، أو دخول منافسين أو ظهور خطر جديد أو تدهور أداء المنتج، كل ذلك يشكل تهديدات على القرار المتخذ أو الذي سيتم اتخاذه.
الفرص من ناحية أخرى: مركز تسوق تابع للشركة تحول إلى غير ذلك أو خروج منافسين من سوق المنتج، زيادة عدد السكان في مكان التسويق أو تحسن في العملية الأجنبية العائدة.
• في كلا الحالتين تتكون لدينا بيانات سواء قديمة كانت أم آنية لشركات أخرى أو إن كانت عن مراكز منافسة ولكن ذلك يحتاج له دراسات أو استبيانات.
نقاط القوة الداخلية: في حال أصبح المركز المالي قوي جداً أو الطاقة الإنتاجية ممتازة سنبدأ بالتفكير في منتجات جديدة أو كيفية الحصول على براءة اختراع للمخترعات الجديدة.
نقاط الضعف: مشاكل في الحوافز أو الحس التسويقي بدأ يقل أو ضعف في الإنتاج أو لا توجد مراكز متخصصة.
• بشكل عام نظم دعم القرار بدأت في السبعينات انفرادية وفي الثمانينات جماعية وأخذت الكثير من الخصائص.
• مكوناته: المعدات Hardwareو البرامج التطبيقية software و العنصر البشري و الإجراءات وقاعدة البيانات الخاصة بتلك الإجراءات وهي أساس اتخاذ القرار.
1. المعدات: تختلف من سنة لأخرى وتساعدنا في إدخال المعلومات وإخراجها بشكل صحيح من معالجة البيانات وعرضها وتساعد على نقلها من مكان لآخر بشكل سريع حتى وصلت لإيصال المعلومة بشكلها الحي أو الحقيقي.
2. البرامج التطبيقية: مهمة جداً لأنها تساعدنا على إدخال البيانات أو المعلومات إلى قواعد البيانات مثل نمذجتها و حسب تلك النماذج نضع إحصائيات وخطط حسب البيانات الموجودة حسب فعاليات أنظمة التشغيل بطريقة إدخال البيانات ومعالجتها وإخراجها. وتسهل علاقة كبيرة من البيانات لقاعدة البيانات وتجد العلاقات فيما بينها وتخرج المعلومات من تلك البيانات. وتنقسم إلى عدة أنواع منها: التحليلية عبر بيانات صحيحة، الرقابية تقدم حلول قوية جداً، وأخيراًُ أنظمة اتخاذ القرار.
3. العنصر البشري: يعتبر أحد مكونات أي نظام حيث يشغله ويوفر وسائل العرض له ويحلل القرارات إن كانت مبرمجة أو شبه مبرمجة أو غير مبرمجة، فهو من يستطيع أن يحدد نوع القرار لأنه قادر على الإدراك فيعرف مدى قوتها وتمثيلها للقرارات.
4. الإجراءات: هي القواعد الأساسية التي يتم من خلالها تشغيل مكونات النظام من أجهزة ومعدات وتأتي ضمنها البيانات حيث أنها عنصر خام تنتج عن تفاعل البيانات بطريقة معينة ضمن تسلسل معين وترتبط بعوامل داخلية وخارجية.
5. قاعدة البيانات:هي المكون الذي يخزن البيانات والمعلومات بمختلف أشكالها حيث تخزن الإحداثيات والعمليات التي تجري داخل المنظمة وما يربطها بالمنظمة داخلياً وخارجياً.
• حين نتكلم عن أي نظام يجب أن نعرف مكوناته وأن نبحث عن عناصره قبل اتخاذ القرار ويجب أن نركز على أهداف المنظمة سواء كانت إستراتيجية أو آنية أو على المدى القريب أو المتوسط أو البعيد. ثم نركز على العناصر المكونة للأهداف أو لها ضلع فيها ويبحث هذا الجانب الإدارة التشغيلية أو الفنية لأنهم من يتعامل مع البيانات الخامة لأن صناع القرار يتعاملون مع بيانات جاهزة أو بيانات تمثل نشاط حقيقي أو حدث ملموس وله علاقة مباشرة بالهدف وتساعد على بحث جدوى حقيقية لهذه البدائل أو في سبيل تقييمها ليتم التغيير أو لا يتم، لأن البدائل قد تتطلب قرارات بالتغيير المؤقت أو الدائم حسب الحدث أو البيئة التي نتعامل معها. فالقرارات قد تكون تبعاً لذلك مؤقتة أو دائمة أو قد تكون لتصحيح أخطاء أو لحل مشكلة ويحدد ذلك صانع القرار لأن القرار يأتي لتصحيح مسار استراتيجي جديد يتبع هدف معين وكل الموارد في المنظمة تتبع هذا المسار.
• منتج جديد والموظفين خبراء يعني فرصة
• عدة منتجات والموظفين بحاجة للتدريب والتعليم يعني خطر
• أي قرار يتم بالتوافق مع صناع القرار والبيئة ويتفاعل مع الأعمال الداخلية للمؤسسة ليصب في تنفيذ نفس الهدف ويحول أي هدف للمنظمة إلى أعمال وتصرفات حقيقية.
• أي قرار عند اتخاذه يتبع أربع مراحل: التحليل والصياغة والتنفيذ والرقابة.
• عند التحليل نأخذ عوامل البيئة الداخلية والخارجية.
• الصياغة تقدم الرؤية والأهداف والإستراتيجية وسياسة المؤسسة
• التنفيذ يتم عبر مشاريع وبرامج وميزانيات محددة وإجراءات. الموازنة هي تحديد ميزانية العام المقبل.
• الرقابة إذا كان قرار يحتاج إلى وضع معايير معينة أو تحديد المقاييس أو تجديدها في مجال معين أو إدارتها أو تصميم إجراءات جديدة.
• نظم دعم القرار أصبحت مهمة جداً حيث تأخذ بكل الاحتمالات الصائبة أو شبه الصائبة وتأتي لتخفض من تكاليف أداء الأعمال في المؤسسة أو تنظمها وتفك الغموض الموجود داخل المؤسسة أو مشاريعها أو مشاكلها أو ترافقها في عملها
• نظم المعلومات كل سنة تأتي بابتكارات جديدة وذلك حسب توسع التكنولوجيا
• النظم الخبيرة تندرج تحت النظم الذكية ولكنها تتعامل مع معرفة لا حصر لها أما الذكية فقد تحتاج لمعلومات كحدث بسيط أو تندرج ضمن حدود نظم متكاملة.
• متخذي القرارات يتعاملون دوما ً مع البيانات ذات النشاطات التي تخدم الهدف أو المؤسسة ولكن قد تكون هذه البيانات ناقصة وتؤثر على القرار أو متأخرة ليس لها قيمة.